קייס סטאדי: איך להפוך ל"ארגון מגייס" בעזרת דואטו?

איך יעל רן, VP of HR, ונירית סטמפו, HRBP & Talent Acquisition Manager, בחברת Ramon.Space, הצליחו לרתום את המנהלים בחברה כדי להתמודד בהצלחה עם אתגרי הגיוס והצמיחה המהירה של החברה, בעזרת מערכת הגיוס של דואטו?

חברת רמון ספייס (Ramon.space), מפתחת מערכות מחשוב לתעשיית החלל. בין לקוחותיה נמנים סוכנויות חלל וחברות מסחריות, והטכנולוגיה שלה מוטמעת בלמעלה מ-50 משימות בחלל.

לפני כשלוש שנים, עברה החברה שינוי, מחברה שמוכרת צ'יפים לחברה שמוכרת מערכות, והיה לכך השלכה גם מבחינת HR - החברה הבינה שאת הצמיחה במצבת העובדים היא רוצה לעשות בצורה נכונה לטווח ארוך תוך בניית תרבות ארגונית מתאימה. מ-25 עובדים החברה כמעט שילשה את מספר העובדים שלה, ולאחר כשנתיים מנתה למעלה מ-70 עובדים. כאשר צוות ה-HR בחברה כולל את יעל רן, VP of HR, שהטמיעה את מערכת הגיוס של דואטו בחברה ונירית סטמפו, HRBP & Talent Acquisition Manager, שפעלה להטמעת דואטו בקרב המנהלים ואחראית על תהליכי הגיוס בחברה.

תפסנו את נירית לשיחה, כדי להבין איך היא הצליחה להתמודד עם אתגרי הגיוס טוב יותר, בעזרת דואטו (dueto).

היי נירית, עם איזה בעיות התמודדת לפני שהתחלת להשתמש בדואטו? "לפני ההטמעה של דואטו בחברה, ניהלנו את ה-database באקסל, כך שעדכון ה-database תפס נפח פעילות רחב וההתעסקות עם מידע רב גבתה זמן יקר. במקביל, פתחנו עוד ועוד משרות, גם ברמה גלובאלית ותהליכי הגיוס התרחבו, כך שהיה קושי גדול יותר וצורך ממשי להתגבר על הזמן שמושקע בעדכון המידע ותיעוד התהליכים. למעשה, היה ריבוי פלטפורמות לניהול תהליכי הגיוס, כך שגם לייצא דו"חות סטטוס היה מאתגר וסיזיפי."

איך דואטו עזרה לך לשפר את תהליכי הגיוס בחברה? "השימוש במערכת ייעל את תהליך העבודה. דואטו סללה לי תשתית מאוד נוחה וטובה לניהול ה-database בפלטפורמה אחידה עבור ה-HR ועבור המנהלים המגייסים, איפשרה לנו לרכז את כל הנתונים על התהליכים בארץ ובחו"ל במקום אחד, ולא פחות חשוב, לרתום את המנהלים לתהליכי הגיוס ולהשתמש במערכת אחת לכולם, כזו שמתממשקת עם האתר וכל פלטפורמה להעלאת קו"ח.

כמה מהדברים המדהימים שדואטו מאפשרת לנו לעשות:

• תיאום ראיונות דרך המערכת, כך שזה חוסך המון זמן בשליחת אימייל למועמד עם פירוט אודות הפגישה ומיקום המשרד.

• ייצוא דו"חות בצורה קלה, ומעקב סטטוס מועמדים באופן המשקף bottlenecks (אתגרים בתהליך).

• אוטומציה נוחה של הודעות למועמדים.

• חיבור לוואטסאפ – חיסכון בזמן להקמת פרטי קשר בנייד האישי.

• התנהלות מול חברות השמה ושקיפות מולם.

• בקרה על התהליכים בצורה קלה, נוחה ומהירה.

"דואטו היא פלטפורמה מעולה לשיקוף הסטטוס של המועמדים, שיתוף עם המנהלים ויכולת לרכז את כל הנתונים בנוגע לתהליך, במקום אחד."

איך דואטו עזרה לך לרתום את המנהלים לגיוס?

"במהלך השנה האחרונה, הבאנו למצב שהמנהלים עושים שימוש כמעט באופן מלא במערכת וניתן לרכז את ככל התהליך לפלטפורמה אחת. בניית ה-DNA הארגוני מאוד קריטית בשלב בו אנו נמצאים ומאחר ואנו מגייסים לתפקידים מולטידיסיפלינאריים (חומרה, תוכנה ותקשורת), חשוב לנו להעמיק בתהליך עצמו והשימוש במערכת מפנה זמן להתמקדות בתהליך עצמו ולא בעבודה עבור ה-database. המנהלים נהנים מהשימוש במערכת וחשופים באופן מלא לכל התהליך. יש השלמה של התמונה המלאה ברגע שכל הצוות המראיין מתעדכן דרך המערכת בפידבק של המראיין הקודם, כך שלבסוף אפשר לייצר תמונה כוללת על המועמד ולהרכיב את הפאזל דרך כל מראיין."

מה הכי אהבת בעבודה עם דואטו?

"את היכולת להשפיע על הפונקציות של המערכת ולגדול יחד עם המערכת כחברה בצמיחה. שיתוף הפעולה עם דואטו הביא לשימוש רציף ובלעדי במערכת, ללא הישענות על פלטפורמות קודמות לניהול ה-data base."

"יש מענה מאוד רחב ונגיש מצד דואטו לפיתרון בעיות בזמן אמת והבנת צרכי החברה והאנשים אצלנו."

נירית סטמפו, HRBP & Talent Acquisition Manager, ויעל רן, VP of HR, בחברת Ramon.Space

ומה הכי הפתיע אותך בעבודה עם דואטו?

״הטמעת פונקציות לפי צרכי החברה. עבדתי עם לא מעט מערכות במהלך הקריירה שלי וזו הפעם הראשונה שכמעט כל בקשה או צורך מוטמעים במערכת כך שלבסוף אנחנו מקבלים מערכת מותאמת אישית לצרכי HR ואל החברה מבחינת תהליכים."

"בנוסף, המערכת נוחה מאוד לשימוש. בצורה מאוד אינטואיטיבית וקלה אפשר ללמוד ולהטמיע אותה גם בקרב מנהלים."

מה ההמלצה שלך לפונקצית HR בסטרטאפ שלא משתמשת היום במערכת גיוס?

"אנחנו חברה מולטידיסיפלינארית וכיום נמצאים בצמיחה ועל כן קיים צורך יותר אקוטי באוטומציה בעת ניהול תהליכי הגיוס. יש לנו מגוון רחב של משרות ומנהלים מגייסים מהארץ ומארה"ב ששותפים לתהליך. השימוש במערכת הופך את כל התהליך ליעיל, מדויק ונכון גם מבחינת Time to hire. המלצתי היא לבחון האם התהליכים כיום מתנהלים באופן התואם את צרכי החברה ולזהות דגלים אדומים בתהליכים על מנת להחליט על הצעד הבא של הטמעת מערכת ATS באשר היא."

למי היית ממליצה להשתמש בדואטו?

"המערכת יכולה להיות יעילה ונוחה לכל החברות ובמיוחד לחברות שמתכננות לגדול מהר כדוגמת סטארטאפים וחברות בינוניות וקטנות. לאור קלות השימוש והיכולת לאגד מידע רב ומגוון, המערכת יכולה להיות נוחה גם בחברות גדולות שהפייפליין שלהן רחב היקף."

רוצים לדעת איך דואטו יכולה לשפר את הגיוס בארגון שלכם?

צרו איתנו קשר ממש פה.